Автоматизация закупок в федеральной розничной сети супермаркетов

О клиенте

Российская группа компаний, производитель продовольственных товаров разных видов и групп. Холдинг объединяет несколько десятков отечественных food-брендов. Предприятия группы производят сотни наименований продукции, которая продается во всех крупнейших продовольственных розничных сетях России и СНГ.

В структуре группы компаний значимое место занимает направление собственного ритейл-бизнеса. Компания управляет несколькими розничными сетями под разными брендами, работающими в форматах магазина шаговой доступности, супермаркета и гипермаркета.

Проблематика

В рамках текущей политики цифровизации, заказчиком было принято решение провести автоматизацию процесса взаимодействия с поставщиками внутри дочерней розничной сети.

Основные проблемы

Не было прозрачной и централизованной процедуры тендерной закупки.
Закупки товара для розничной сети были бессистемны, разрозненность коммуникации между менеджерами и отделами внутри заказчика.
Категорийный хаос в документах: множество стандартов и требований по всему многообразию товаров.
Разные менеджеры заказчика тратили много времени на коммуникацию с поставщиками: категорийный менеджер, переговорщик, логист, аудитор, операционный управляющий и т.д.

Возникновение потенциально возможной коррупционной среды из-за непрозрачности и бессистемности процесса закупок.
Проблема дополнительного стимулирования внутренней конкуренции среди поставщиков.
Потребность в позиционировании ритейлера как современного технологичного и максимально открытого бренда розничного бизнеса.

Ход работ

Старт работ по проекту состоялся в октябре 2019 года. Команда Smartex подключилась к внутреннему обсуждению проекта у заказчика и провела предпроектный консалтинг.

За первый месяц работы была сформирована концепция ИТ-решения для бизнеса: публичный портал поставщиков для федеральной сети супермаркетов. По итогу первых трех месяцев был готов MVP с некоторыми реализованными сценариями процесса.

В течение 7 месяцев функциональные особенности системы дополнялись разработчиком по требованию заказчика. В частности, был автоматизирован процесс исходящих тендеров, в которых ритейлер сам устраивает конкурс на закупку и может приглашать к участию поставщиков.

За один год было проведено масштабирование системы на всех пользователей системы со стороны розничной сети.

Результат

Проведена полноценная автоматизация процесса закупок в сети супермаркетов федерального уровня.

Цифровизации подверглись обе стороны процесса: работа с входящими заявками поставщиков, инициирование и проведение тендеров менеджерами ритейлера.

Работающая электронная система по проведению закупок, которой ежедневно пользуются более 75 менеджеров разного уровня внутри розничной сети.

Перенесенная в цифровой вид классификация категорий товаров, со стандартами ритейлера, нормативами регуляторов и другими требованиями к продукции.

Личный кабинет поставщика розничной сети для участия в объявленных заказчиком тендерах, а также, самостоятельного предложения закупки товара для ритейлера.

Личные кабинеты пользователей системы со стороны заказчика с разграничением прав по каждой роли: категорийный менеджер, переговорщик, логист, аудитор, операционный управляющий и т.д.

Будущее

Система ежедневно эксплуатируется заказчиком по настоящее время. После запуска MVP в начале 2020 года портал поставщиков продолжает свое развитие.

Есть потребности ритейлера в расширении функциональных особенностей внедренного решения. Заказчик готовит требования, ожидается развитие портала начиная с 2022 в виде горизонтального масштабирования системы на другие бизнес-единицы холдинга.

Цифры и факты

4 000+

поставщиков зарегистрировалось на портале

1 300+

категорий активно в классификаторе товарных позиций

360 дней

срок реализации требований проекта

400

входящих заявок от поставщиков приходит в среднем за 1 месяц

100+

поставщиков предлагают свой товар ежемесячно

постоянных пользователей системы со стороны заказчика

Стек технологий

Серверная часть

Python, Django, Celery

Middleware

Nginx

Интерфейс

Nuxt.js, Vue.js

Хранение, очереди

PostgreSQL.Redis, RabbitMQ

Хостинг

Размещение на мощностях заказчика

DevOps

TeamCity, Docker, Ansible.

Инструменты

JIRA, Confluence, Bitbucket, Sketch, Zeplin